10 एक्सेल टिप्स और ट्रिक्स

एक्सेल स्प्रेडशीट डेटा और इसके वेरिएंट की पंक्तियों और स्तंभों की तुलना और संचालन करने का एक शानदार तरीका है। हालाँकि, इस ऑफिस सूट टूल में इकाइयों को परिवर्तित करने, आर्थिक परिदृश्यों का विश्लेषण करने, या कई वस्तुओं को फ़िल्टर करने, चयन करने और संपादित करने की शानदार विशेषताएं हैं। ये फ़ंक्शन, जो प्रोग्राम के कई मूल उपयोगकर्ताओं के लिए ज्ञात नहीं हैं, वे उन लोगों के लिए जीवन आसान बना सकते हैं जो काम पर या दैनिक आधार पर वर्कशीट का उपयोग करते हैं। दस छोटे चाल ट्यूटोरियल और उन्नत Microsoft एक्सेल युक्तियाँ देखें।

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1. उन्नत चयन

"फाइंड" सुविधा के साथ, Microsoft एक्सेल, अन्य सभी कार्यालय कार्यक्रमों की तरह, जल्दी से दस्तावेज़ में आइटम और शर्तें पा सकते हैं। हालाँकि, एक साथ कई डेटा संपादित करने के लिए, एप्लिकेशन आपको उन सभी का चयन करने की अनुमति देता है।

चरण 1. पूरी तालिका को उस डेटा के साथ चिह्नित करें जिसे आप लाना चाहते हैं और चुनें। फिर "होम" टैब में, "ढूंढें और चुनें" चुनें और "ढूंढें ..." जांचें;

चयनित डेटा के साथ, "होम" टैब हाइलाइट किए गए कमांड्स पर क्लिक करें

चरण 2. "ढूंढें और बदलें" विंडो में, वह शब्द लिखें जिसे आप ढूंढना चाहते हैं और "सभी खोजें" दबाएं;

वह आइटम दर्ज करें जिसे आप खोजना चाहते हैं और "सभी खोजें" दबाएं

चरण 3. प्रदर्शित वस्तुओं में से एक का चयन करें और सभी परिणामों का एक साथ चयन करने के लिए "Ctrl" + "A" कीपैड दबाएं। फिर करीब दबाएं - चयनित कोशिकाओं को अभी भी चुना जाएगा;

परिणामों में से एक आइटम पर क्लिक करें और "Ctrl" + "A" सभी का चयन करने के लिए

चरण 4. इस चयन के माध्यम से आप एक ही समय में सभी चयनित वस्तुओं को हटा, हाइलाइट या कॉपी कर सकते हैं।

उन्नत चयन के साथ आप पाए गए सभी आइटमों को संपादित या हटा सकते हैं

2. उन्नत ट्रांसपोजिशन

एक्सेल ट्रांसपोज़ेशन फीचर आपको कॉलम को पंक्तियों में बदलने और इसके विपरीत करने की अनुमति देता है। हालांकि, उन्नत ट्रांसपोज़ेशन के साथ, उपयोगकर्ता एक फॉर्मूला का उपयोग करता है, ट्रांसपोज़्ड टेबल से डेटा को बाइंड करता है और वस्तुओं के किसी भी संशोधन को दोहराया जाता है।

चरण 1. स्तंभों और कोशिकाओं की संख्या के बराबर कोशिकाओं और स्तंभों का चयन करें जिन्हें आप स्थानांतरित करना चाहते हैं - उदाहरण के लिए: यदि कोई तालिका 2X5 है, तो 5X2 प्रारूप में कक्षों का चयन करें;

वर्कशीट के बराबर कई कोशिकाओं को चिह्नित करें जिन्हें ट्रांसपोज़ किया जाएगा

चरण 2. अभी भी चिह्नित कोशिकाओं के साथ, फ़ंक्शन "ट्रांसपोर (एक्स: वाई)" लिखें - जहां "एक्स" तालिका के ऊपरी बाएं कोने में पहली सेल है, और निचले दाएं कोने में "वाई" अंतिम सेल है;

फिर "X" और "Y" के साथ "TransPOR (X: Y)" टाइप करें, तालिका के आरंभ और अंत में संकेत दिया जाएगा

चरण 3. तालिका को मूल मान सेट करके फ़ंक्शन द्वारा ट्रांसपोज़ किया जाएगा। हालांकि, मूल तालिका के मूल्यों में कोई भी परिवर्तन तुरंत ट्रांसपोज्ड आइटम को बदल देगा।

ट्रांसपोज़्ड टेबल में निश्चित मान होंगे और मूल तालिका में किसी भी परिवर्तन को दर्शाएगा

3. डेटा का विभाजन

एक्सेल में आपकी स्प्रेडशीट में पहचानी गई तालिकाओं के लिए एक विशेष फिल्टर है। डेटा विभाजन तालिका वस्तुओं के साथ विशेष मैक्रोज़ प्रस्तुत करता है, जो एक उत्कृष्ट दृश्य लेआउट में परिणाम प्रदान करता है।

चरण 1. उन कोशिकाओं का चयन करें जिन्हें एक तालिका के रूप में पहचाना जाएगा और, "सम्मिलित करें" टैब में, "तालिका" विकल्प चुनें;

कक्षों को हाइलाइट करें और तालिका सम्मिलित करने के लिए हाइलाइट किए गए आदेश पर क्लिक करें

चरण 2. खुलने वाली खिड़की में, उन कोशिकाओं के चयन की जांच करें जो तालिका बनाएंगे, "मेरी तालिका में हेडर" विकल्प की जांच करें और "ओके" की पुष्टि करें;

"तालिका बनाएं" विंडो में, "मेरी तालिका में हेडर हैं" जांचें और "ओके" पर क्लिक करें

चरण 3. अगला, "डिज़ाइन" टैब में, बनाई गई तालिका के गतिशील फ़िल्टरिंग सिस्टम को सक्रिय करने के लिए "डेटा सेगमेंट सम्मिलित करें" विकल्प पर क्लिक करें;

तालिका बन जाने के बाद, "डिज़ाइन" में "डेटा सेगमेंट सम्मिलित करें" बटन पर क्लिक करें

चरण 4. बनाई गई तालिका के शीर्षकों के लिए एक विंडो खुल जाएगी। अपनी ज़रूरत के अनुसार चुनें और "ओके" दबाएं;

वह कॉलम हेडर चुनें, जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं

चरण 5. डेटा विभाजन तैयार हो जाने के बाद, हेडर विंडो में चिह्नित प्रत्येक विकल्प दूसरों के साथ असंगत विकल्पों को समाप्त कर देगा। इसी तरह, चयनित आइटम तालिका में प्रदर्शित किए जाएंगे, जबकि अनचाहे आइटम छिपे रहेंगे।

प्रत्येक चिह्नित आइटम तालिका में प्रदर्शित किया जाएगा, जबकि अन्य छिपाए जाएंगे

4. परिदृश्य प्रबंधक

एक्सेल स्प्रेडशीट में डेटा प्रस्तुत करने से विभिन्न परिणामों को देखना आसान हो जाता है। हालाँकि, परिदृश्य प्रबंधक सुविधा के साथ, आप चर और रिपोर्ट को सबसे अच्छे से सबसे खराब संभावित परिणामों में बदल सकते हैं।

चरण 1. एक स्प्रेडशीट में, चर मानों का चयन करें और "डेटा" टैब में, "टेस्ट ऑफ हाइपोथेसिस" बटन पर क्लिक करें और फिर वैकल्पिक "परिदृश्य प्रबंधक ..." पर क्लिक करें;

तालिका में चर मानों की जाँच करें और छवि में हाइलाइट किए गए आदेशों पर क्लिक करें

चरण 2. "एडिट परिदृश्य" खिड़की खुल जाएगी। "परिदृश्य नाम" फ़ील्ड में एक नाम टाइप करें और संभावित परिदृश्यों में से एक को कॉन्फ़िगर करने के लिए "ओके" पर क्लिक करें;

परिदृश्य का नाम और "ओके" दबाएं

चरण 3. अगला, पहले चुने गए कक्षों के अनुसार, प्रत्येक चर के मूल्यों को बदल दें और "ओके" में समाप्त करें;

प्रत्येक चर के लिए मान चुनकर और "ओके" पर क्लिक करके परिदृश्य को संपादित करना जारी रखें

चरण 4. अन्य परिदृश्यों को जोड़ने के लिए ऑपरेशन को दोहराएं और जब आप संतुष्ट हों, तो "परिदृश्य प्रबंधक" विंडो में इनमें से किसी एक का चयन करें, परिदृश्य को देखने के लिए "दिखाएँ" पर क्लिक करें। वर्कशीट में सूत्र तुरंत परिदृश्य मूल्यों को शामिल और संचालित करेंगे;

एक परिदृश्य का चयन करें और इसे देखने के लिए "शो" पर क्लिक करें, साथ ही सूत्रों के साथ परिणाम भी

चरण 5. अभी भी "दृश्य प्रबंधक" विंडो में, प्रत्येक परिदृश्य के साथ एक विशेष कार्यपत्रक बनाने के लिए "सारांश" बटन दबाएं;

"सारांश" विकल्प सभी परिदृश्यों के परिणामों के साथ एक वर्कशीट बनाता है

चरण 6. "परिदृश्य सारांश" एक नई वर्कशीट में बनाया जाएगा और वांछित कॉन्फ़िगरेशन के अनुसार बनाए गए परिदृश्यों को प्रस्तुत करेगा।

एक्सेल एक नई वर्कशीट में "परिदृश्य परिणाम" बनाएगा

5. "कन्वर्टर" फ़ंक्शन

एक्सेल में तापमान, वजन, आकार आदि के मूल्यों और उपायों के लिए एक विशाल रूपांतरण डेटाबेस है। इस सुविधा का उपयोग और उपयोग करने के लिए, बस "कन्वर्ट" फ़ंक्शन डालें, स्वचालित रूप से मानों को परिवर्तित करना।

चरण 1. एक्सेल रूपांतरण मानों की तालिका प्रदर्शित करने के लिए उद्धरण चिह्नों के बिना सूत्र "= CONVERTER (X?") दर्ज करें - जहां "X" चुना जाने वाला मूल मान वाला सेल है। मूल्यों की तालिका खोलने के लिए सेल की पहचान करने के बाद (छवि में, उदाहरण के लिए, "लीटर में संख्या") चुना गया था;

फ़ंक्शन लिखें "= कन्वर्टर (एक्स;") और उस माप श्रेणी को चुनें जिसे परिवर्तित किया जाएगा

चरण 2. अगला, सूत्र के साथ "= कन्वर्टर (एक्स;" वाई ";" - जहां "वाई" चयनित उपाय है - एक दूसरे तालिका में चुनें, पहले एक के साथ संगत, वह सूत्र जिसके लिए मूल्य परिवर्तित किया जाएगा;

"= CONVERTER (X;" Y "?"; का दूसरा "?" दर्ज करने के बाद, मान चुनें कि मान किस सीमा में परिवर्तित होगा।

चरण 3. सूत्र के साथ सेल पहले क्षेत्र में किसी भी दिए गए मान को स्वचालित रूप से परिवर्तित कर देगा, दोहराया जा सकता है और अन्य कोशिकाओं में बदल दिए गए उपाय हो सकते हैं।

सूत्र के साथ क्षेत्र पहले से चुने गए सेल के मूल्यों को स्वचालित रूप से बदल देगा

6. अदृश्य सामग्री के साथ सेल

स्प्रेडशीट से पूरे कॉलम को छिपाने की सुविधाओं के साथ, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल कुछ कोशिकाओं से मूल्यों को छिपाने के लिए एक चाल भी प्रदान करता है।

चरण 1. उस सेल पर राइट-क्लिक करें जिसमें छिपा हुआ दृश्य है, और फिर "प्रारूप सेल ..." विकल्प चुनें;

सेल पर राइट-क्लिक करें और "फ़ॉर्मेट सेल ..." चुनें

चरण 2. "प्रारूप सेल" विंडो में, "नंबर" टैब में, "कस्टम" विकल्प चुनें और, पाठ में, टाइप करें ";;;" (बिना उद्धरण चिह्नों के);

पाठ क्षेत्र में "कस्टम" और प्रकार ";;" का चयन करें

चरण 3. सेल की सामग्री को वर्कशीट के सामान्य दृश्य से छिपाया जाएगा, इसे एक रिक्त क्षेत्र के रूप में प्रदर्शित किया जाएगा। हालाँकि, आप एक्सेल फॉर्मूला बार का हवाला देकर इसके मूल्य की जाँच कर सकते हैं।

सेल मान केवल सूत्र पट्टी में प्रदर्शित किए जाएंगे

7. डेटा विश्लेषण

Microsoft Excel में अधिक परिष्कृत और विशिष्ट सांख्यिकीय डेटा का विश्लेषण करने के लिए सुविधाओं का एक सूट है। हालाँकि, यह उपकरण प्रोग्राम के मूल कॉन्फ़िगरेशन में उपलब्ध है।

चरण 1. डेटा विश्लेषण पैकेज को सक्रिय करने के लिए, "फाइलें" टैब पर और फिर "विकल्प" विकल्प पर क्लिक करें;

"फ़ाइल" टैब में, "विकल्प" पर क्लिक करें

चरण 2. विभिन्न एक्सेल कॉन्फ़िगरेशन विकल्पों के साथ एक विंडो खुल जाएगी। "ऐड-इन्स" भाग में, इंटरफ़ेस के नीचे स्थित चेक बॉक्स में "एक्सेल ऐड-इन्स" विकल्प चुनें, और "गो ..." का निष्कर्ष निकालें;

"ऐड-ऑन" के तहत, "एक्सेल ऐड-इन्स" चुनें और "गो ..." पर क्लिक करें।

चरण 3. "ऐड-ऑन" विंडो में, "विश्लेषण उपकरण" विकल्प की जांच करें और "ओके" दबाएं;

फिर "विश्लेषण उपकरण" जांचें और "ओके" पर क्लिक करें

चरण 4. डेटा विश्लेषण विकल्प "डेटा" टैब में एक बटन के माध्यम से पहुँचा जा सकता है, आंकड़े संसाधनों के विन्यास को शुरू करने के लिए कई विकल्पों में से एक को चुनना।

"डेटा" टैब में एक्सेल के परिष्कृत सांख्यिकीय विशेषताओं के साथ "डेटा विश्लेषण" बटन होगा

8. ब्लैंक सेल्स निकालें

एक्सेल स्प्रेडशीट को संपादित और मानकीकृत करने के लिए एक व्यावहारिक और आसान चाल रिक्त कोशिकाओं को हटाने की है। जबकि ऐसा करने का कोई तरीका नहीं है, उपयुक्तता का विकल्प बहुत उपयोगी और बहुमुखी है।

चरण 1. रिक्त कक्षों के साथ एक वर्कशीट में, अपने कॉलम का चयन करें और "गो" फीचर को खोलने और "स्पेशल ..." पर क्लिक करने के लिए कमांड "Ctrl" + "G" टाइप करें;

वर्कशीट के कॉलम चुनें, "Ctrl" + "G" के साथ "पर जाएं" पर क्लिक करें और "विशेष ..." पर क्लिक करें।

चरण 2. "विशेष पर जाएं" विंडो में, "खाली" विकल्प का चयन करें और वर्कशीट के चयन में सभी खाली कोशिकाओं का चयन करने के लिए "ओके" दबाएं;

"खाली" चुनें और सभी खाली कोशिकाओं का चयन करने के लिए "ओके" पर क्लिक करें

चरण 3. "होम" टैब पर, "हटाएं" कमांड पर क्लिक करें और "सेल को बाहर करें ..." विकल्प चुनें। खुलने वाले चयन बॉक्स में, स्प्रैडशीट इकाई को निरंतर फ़ील्ड के साथ रखने के लिए "हाइलाइट सेल अप" विकल्प चुनें।

"होम" टैब पर, "हटाएं, " "सेल हटाएं ..." और "हाइलाइट सेल ऊपर" पर क्लिक करें

9. उन्नत फ़िल्टर

स्प्रेडशीट के लिए पहले से ही परिष्कृत फ़िल्टरिंग प्रणाली के साथ, एक्सेल में उन्नत फ़िल्टर सुविधा भी है जो आपको मूल वर्कशीट से निकाली गई वस्तुओं के साथ एक नई तालिका बनाने की अनुमति देती है।

चरण 1. "डेटा" टैब में, उन्नत फ़िल्टर कॉन्फ़िगरेशन विंडो को सक्रिय करने के लिए "उन्नत" चुनें। यह वर्कशीट के हेडर को कॉपी करने के लिए भी महत्वपूर्ण है ताकि कोशिकाओं को मिश्रण न करें और पहले से ही फ़िल्टर किए जाने वाले शब्द का निर्धारण करें;

स्प्रेडशीट हेडर को फ़िल्टर शब्द के साथ कॉपी करें, और "डेटा टैब में, " उन्नत "पर क्लिक करें।

चरण 2. उन्नत फ़िल्टर विंडो में, "सूची अंतराल" के रूप में निर्धारित करें कि किसी भी वर्कशीट का उपयोग किया जाएगा;

संपूर्ण कार्यपत्रक को "सूची अंतराल" के रूप में चिह्नित करें

चरण 3. अगला, "क्राइटेरिया रेंज" फ़ील्ड के लिए हेडर और फ़िल्टर शब्द चुनें;

शीर्षक और फ़िल्टर शब्द को "मानदंड अंतराल" के रूप में चिह्नित करें

चरण 4. उन्नत फ़िल्टर को पूरा करने के लिए, "एक नए स्थान पर प्रतिलिपि करें" विकल्प की जांच करें और, नीचे, "कॉपी टू:" में फ़ील्ड चुनें और "ओके" दबाएं;

"एक नए स्थान पर कॉपी करें" की जाँच करें और "कॉपी टू" के तहत सेल चुनें

चरण 5. उन्नत फ़िल्टर केवल एक नई तालिका बनाएगा जिसमें फ़िल्टरिंग शब्द शामिल होगा

उन्नत फ़िल्टर द्वारा निर्धारित क्षेत्र में एक नई वर्कशीट प्रदर्शित की जाएगी

चरण 6. इसी तरह, आप दो से अधिक शब्दों को जोड़ सकते हैं और फ़िल्टरिंग को बेहतर बनाने के लिए संख्यात्मक मान और संकेतक का उपयोग कर सकते हैं।

उन्नत फ़िल्टर आपको संख्यात्मक संकेतक के साथ शब्दों को संयोजित करने और मानों का उपयोग करने देता है

10. समारोह "DIATRABALHOTOTAL"

एक्सेल में काम के दिनों और घंटों की गणना करने के लिए कई विशेषताएं हैं, लेकिन सूत्र "DIATRABALHOTOTAL" के साथ छुट्टियां और स्लैक सेट करना भी संभव है।

चरण 1. सूत्र "= DIATRABALHOTOTAL (A; B)" (उद्धरण चिह्नों के बिना) स्वचालित रूप से कुल कार्य दिवसों को गिनाता है - "A" पहले दिन की तारीख के साथ सेल है, और "B" फ़ील्ड के साथ अंतिम दिन की तारीख;

टाइप करें "= DIATRABALHOTOTAL (A; B)", "A" और "B" के साथ क्रमशः पहले और अंतिम कार्य दिवस को दर्शाता है

चरण 2. हालांकि, इस फ़ंक्शन का एक तीसरा संस्करण है, जो यह जांचने के अलावा है कि क्या तारीख एक सप्ताहांत पर आती है, पहले से ही कार्य दिवसों की कुल राशि से घटाती है। सूत्र जारी रखने के लिए, "= DIATRABALHOTOTAL (A; B; C: D)" दर्ज करें - C और D के साथ छुट्टियों और क्लीयरेंस की पहली और अंतिम कोशिकाओं का संकेत;

"= DIATRABALHOTOTAL (A; B; C: D)" के साथ, अंतराल "C: D" कुल योग से अवकाश घटाता है।

चरण 3. फ़ंक्शन स्वचालित रूप से परिणाम प्रदर्शित करेगा जब भी इसका कोई भी संस्करण बदला जाता है।

सूत्र तुरंत होगा

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